Prévention du vol

Le vol peut être à l'origine de pertes importantes pour le dirigeant propriétaire d'une entreprise. Les vols prennent des formes aussi diverses que les malversations et le chapardage d'employés, le vol à l'étalage, les cambriolages et les vols qualifiés. Le premier qui doit faire de la prévention est le petit commerçant. Pour protéger votre magasin, vous pouvez utiliser un ensemble de mesures. Même si vous ne pouvez pas éliminer complètement le vol, vous pouvez prendre des mesures efficaces pour le minimiser le plus possible.

Les mesures pour empêcher les malversations et le chapardage des employés

La première chose à faire, et la plus importante, pour un propriétaire d'entreprise est de donner le bon exemple. Vos employés regardent comment vous vous comportez et ils seront tentés d'imiter vos comportements, que ceux-ci soient bons ou mauvais.

Vérifiez les antécédents d'employés éventuels. Il vous suffit parfois de faire quelques appels téléphoniques ou d'écrire quelques lettres.

Apprenez à connaître vos employés, ce qui vous permettra de détecter les signes de problèmes financiers ou personnels. Instaurez avec eux des relations personnelles pour qu'ils se sentent libres d'aborder de tels sujets avec vous en toute confiance.

Assurez-vous que personne n'est inscrit sur la liste de paie sans votre autorisation ou celle d'un dirigeant responsable de la société.

Préparez vous-même les dépôts quotidiens d'argent liquide ou comparez les dépôts faits par les employés avec le registre d'encaisse et des chèques reçus. Prenez l'habitude d'aller à la banque et de faire vous-même le dépôt quotidien aussi souvent que possible.

Examinez tous les chèques annulés et les endossements afin de voir s'il y a quelque chose d'anormal. Cela concerne également les chèques de la liste de paie.

Assurez-vous qu'un employé en mesure de faire des malversations a une caution adaptée. Faites savoir aux employés qu'un tel cautionnement est dicté par la politique de la compagnie et qu'il ne s'agit pas d'une méfiance particulière de votre part.

Vérifiez de façon ponctuelle vos livres comptables et vos éléments d'actif pour vous convaincre que tout est en ordre et que votre plan de contrôle interne est bien appliqué.

Approuvez personnellement les réductions inhabituelles et radier les mauvaises créances. Approuvez ou vérifiez de façon ponctuelle les notes de crédit et les autres documents concernant les retours et les rabais sur vente.

Ne déléguez pas la signature des chèques ni les approbations de décaissements sans que cela ne soit absolument nécessaire et n'approuvez jamais aucun paiement sans documentation suffisante ou connaissance préalable de la transaction.

Étudiez toutes les factures et tous les documents d'appui avant de signer les chèques. Assurez-vous que toutes les marchandises ont bien été reçues et que leur prix semble raisonnable.

Annulez personnellement toutes les factures quand vous signez les chèques afin d'empêcher le double paiement par erreur ou autrement.

Ne signez jamais de chèques en blanc. Ne laissez jamais des chèques en blanc signés quand vous partez en vacances.

Inspectez tous les carnets de chèques et tous les formulaires numérotés à l'avance de temps en temps pour vous assurer que ceux qui se trouvent à l'arrière du carnet n'ont pas été retirés et pourraient être utilisés à des fins frauduleuses.

Demandez à des personnes différentes de préparer la liste de paie et d'émettre les chèques, en particulier si cela suppose des transactions en liquide.

Accordez une attention particulière aux vendeurs qui reçoivent la visite d'un trop grand nombre d'amis personnels. Soyez très attentif à détecter des signaux comme des signes de tête et des clins d'œil entre les caissiers et les clients.

Accordez une attention toute particulière aux caissiers quand ils sont entourés par des groupes de gens. Veillez à ce que tous les articles soient enregistrés au moment de la vente.

Interdisez aux employés de garer leur véhicule à proximité des zones de réception des marchandises. Assurez-vous que la porte desservant cette zone est fermée quand elle ne sert pas. Elle ne devrait être ouverte que par un surveillant qui restera sur place jusqu'à ce qu'elle soit à nouveau fermée.

Il faut poursuivre les employés surpris à voler. Se contenter de la restitution et d'excuses incite à continuer à voler.

Changez régulièrement de gardes de sécurité afin de réduire les possibilités qu'ils fraternisent avec vos autres employés et d'éviter que leur travail ne devienne monotone, car ils pourraient alors devenir moins attentifs.

Pour de plus amples renseignements contactez-nous pour rencontrer un de nos conseillers qui saura répondre à vos besoins en matière de sécurité et produits commerciaux.

Source: RCSEC.org
 

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